Đại gia đình Vntrip ta đã trải qua trọn vẹn 1 tuần làm việc online tại nhà. Bất kì ai cũng phải đối phó với hoàn cảnh của riêng mình nhưng có lẽ đại đa số đều gặp phải một số vấn đề chung.
Khi làm việc tại nhà, bạn sẽ nhận ra khi nào thì bắt đầu làm việc, làm việc ở đâu, và làm thế nào để tạo ra ranh giới giữa cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân. Ví dụ đơn giản như bạn làm việc trên giường ngủ là chắc chắn không ổn rồi, vì khu vực đó thói quen của bạn vốn dành cho việc nghỉ ngơi, không thích hợp để tạo ra động lực làm việc. Ngoài ra, các yếu tố khác như thiết bị văn phòng, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, tiến triển của dự án… cũng đều quan trọng không kém với người làm việc từ xa.
Dưới đây là 20 lời khuyên mà Thị Thu đã sưu tầm và tổng hợp để share tới các bạn dựa trên kinh nghiệm của những anh chị đi trước và những gì tôi quan sát, học hỏi được từ những đồng nghiệp làm việc tại nhà khác. Gia đình Chuồn Chuồn mình cùng tham khảo nhé!
1. Duy trì lịch trình một cách thường xuyên
Bạn cần lên cho mình một lịch trình làm việc cụ thể và nghiêm ngặt tuân thủ theo lịch trình đó. Khi có được một kế hoạch rõ ràng, giờ nào làm việc gì hay lúc nào là giờ nghỉ ngơi sẽ giúp người làm việc từ xa cân bằng được công việc và cuộc sống. Nếu bạn làm việc không có giờ giấc cụ thể, điều đó khiến bạn khó có thể tạo ra một thói quen duy trì.
Bạn cũng có thể cài một vài ứng dụng để giúp đỡ bạn trong việc quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả (ví dụ như là: Rescue Time, todoist, Calender…)
2. Tạo thói quen vào buổi sáng
Quyết định ngồi xuống bàn và bắt đầu làm việc là một chuyện. Tạo ra một thói quen dẫn bạn đến quyết định trên lại là một chuyện khác. Điều gì trong thói quen mỗi buổi sáng của bạn sẽ bắt đầu báo cho bạn biết là bạn đã bắt đầu nghiêm túc ngồi làm việc? Đó có thể là một tách trà hoặc một tách cà phê nhâm nhi trước khi bắt đầu, hoặc là sau khi bạn tắm xong, hoặc là sau khi bạn chạy bộ về, hoặc là sau khi bạn đã ăn sáng xong, nghe vài bản nhạc ballad hoặc là mặc một bộ quần áo nghiêm túc như khi đi làm (Có lần tôi đã từng thử trang điểm xinh đẹp, mặc 1 chiếc váy mới có thể hấp dẫn hơn hàng ngày, ngồi uống cà phê và làm việc 1 mình tại nhà. Tại sao không? Và kết quả, tôi cảm thấy rất vui khi làm việc. Ngày hôm đó, tôi tự tin video call tới các mối quan hệ công việc của mình để hỏi hay chia sẻ thông tin cần thiết, tất nhiên sau mỗi cuộc video chia sẻ, tôi lại nhận 1 lời trầm trồ: “T hôm nay xinh thế/ Oh làm việc ở nhà mà T cũng cầu kì nhỉ” hihi. :). Thi thảng tôi lại đứng dậy ngắm mình trong gương và thấy có năng lượng tích cực)
Tạo thói quen vào buổi sáng và lặp lại điều đó trước khi bạn bắt đầu ngồi làm việc sẽ giúp bạn có một thái độ nghiêm túc hơn và phấn khởi hơn.
3. Đặt quy tắc với mọi người trong không gian của bạn
Khi làm việc từ xa và nhất là làm việc tại nhà, bạn không thể nào tránh khỏi việc chia sẻ không gian với người thân của mình. Do đó, bạn cần đặt quy tắc với mọi người khi bạn đang làm việc. Ví dụ khi bạn có trẻ con tan học từ trường về nhà trong thời gian bạn vẫn đang làm việc, bọn trẻ cần biết được chúng có thể làm gì và không làm gì trong khoảng thời gian đó.
Thêm một lưu ý là nếu bạn có người giúp việc đến dọn dẹp nhà cửa thì không có nghĩa là người thân của bạn nghĩ rằng bạn cho phép ai cũng được quấy rối không gian của bạn. Nếu bạn chịu đựng việc bị làm phiền đó, rất có thể hiệu suất công việc của bạn sẽ bị giảm sút. Do đó, bạn cần lên tiếng và đặt ra nguyên tắc – cũng có nghĩa là bạn đang nghiêm túc với công việc mình đang làm.
4. Khoảng trống nghỉ ngơi giữa giờ làm việc
Bạn cần biết chính sách giờ nghỉ của công ty mình đang làm và hãy áp dụng chúng vào lịch trình làm việc của mình nhé. Chúng ta có một tiếng nghỉ trưa từ 12h00-13h00 và khoảng 10 – 15 phút nghỉ ngơi vào giữa buổi chiều để bạn có thể hồi phục lại sự tập trung của mình. Trong lúc nghỉ giữa giờ, bạn có thể chat nói chuyện với tôi nếu bạn nhớ tôi và muốn nghe tôi cười 1 cách “zô zuyên” nhé!
5. Tận hưởng thời gian nghỉ một cách trọn vẹn
Đừng thay đổi giờ nghỉ của bản thân bạn, đặc biệt là giờ nghỉ trưa. Hãy để cơ thể của bạn nghỉ ngơi một cách trọn vẹn theo đúng một tiếng nghỉ trưa. Đừng tham công tiếc việc (chỉ trừ khi đó thật sự là việc gấp và quan trọng) còn không hãy đi ăn đúng giờ, nếu dư thời gian, bạn có thể cho phép mình chợp mắt nhanh khoảng 15 – 20 phút. Theo nghiên cứu từ các nhà khoa học, đây là khoảng thời gian quý báu để bạn có thể hồi phục năng lượng trước khi bắt đầu bước vào khung giờ làm việc buổi chiều.
6. Ra khỏi nhà
Bạn không cần phải hàng ngày ra ngoài ăn, nhưng bạn nên cố gắng rời khỏi nhà thường xuyên. Lời khuyên từ các chuyên gia áp dụng đối với cả các nhân viên văn phòng là hãy rời khỏi tòa nhà bạn đang làm ít nhất một lần mỗi ngày. Cơ thể của bạn cần di chuyển, không thể nào ngồi lì hàng tiếng đồng hồ trên ghế được. Thêm nữa, không khí trong lành và ánh sáng tự nhiên cũng tốt cho cơ thể của bạn nữa. Hãy đi tản bộ quanh khu vực nhà bạn nếu được và đừng quên mang theo 1 chiếc khẩu trang xinh xắn nhé!
7. Đừng ngần ngại hỏi những gì bạn cần
Bạn hãy chủ động đề xuất những gì bạn cần để đáp ứng như: máy tính, công cụ làm việc, tôi sẽ hỗ trợ bạn các thủ tục để bạn có thể mang máy tính về nhà làm việc trong vòng 1 nốt nhạc… Chỉ khi bạn thực sự bắt tay vào làm việc một hoặc hai ngày đầu thì bạn mới biết là mình đã có đủ những thứ mình cần chưa. Điều này là cực kì quan trọng và cấp bách để bạn thiết lập các công cụ hỗ trợ bạn làm việc một cách thoải mái như khi đang làm việc ở công ty, đảm bảo tối đa năng suất của bạn.
Ngoài ra, bạn cần in giấy tờ hay trình kí Sếp, bạn có thể mail hay call cho tôi nhé (09655 12356). Tôi sẽ không làm bạn thất vọng!
8. Rạch ròi giữa việc cá nhân và việc ở công ty
Trong một môi trường lý tưởng khi làm việc tại nhà, bạn sẽ cần có hai máy tính, một cho công việc và một cho sử dụng cá nhân. Còn trong trường hợp tối thiểu, bạn chỉ có một máy tính để sử dụng thì bạn cần rạch ròi khoảng thời gian nào là khoảng thời gian bạn làm việc cho công ty, và bạn chuyên chú vào việc đó để đảm bảo năng suất. Những công việc cá nhân khác, bạn hãy làm vào thời gian sau khi bạn đã đạt đủ số lượng giờ làm việc cho công ty. Chỉ như vậy bạn mới có thể đảm bảo được năng suất công việc của mình.
9. Duy trì một số điện thoại liên hệ riêng
Thiết lập một số điện thoại mà bạn sẽ chỉ dùng để liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng. Bạn không nhất thiết phải lắp thêm một đường dây điện thoại ở nhà, đơn giản chỉ cần là một điện thoại phụ hoặc một SIM điện thoại khác. Hoặc tương tự là những ứng dụng công cụ cho phép liên lạc online qua điện thoại như Skype, Workplace… Mục đích cuối cùng tương tự là để bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
10. Sử dụng VPN
Đối với dân văn phòng thì đây ắt hẳn không còn lạ gì với các bạn nữa. VPN là công cụ giúp bạn truy cập vào một hệ thống mạng mà bạn không quản lý hoặc do quy định bảo mật của các công ty, nên chỉ có mạng của công ty mới có thể truy cập được vào hệ thống. Trong trường hợp bạn làm việc tại nhà, bạn sẽ cần liên hệ các quản trị mạng tại công ty bạn đang làm việc để có quyền truy cập đầy đủ như khi bạn đi làm, đảm bảo công việc của bạn trơn tru nhất có thể.
11. Giao lưu với đồng nghiệp
Cô đơn, mất kết nối và cảm thấy bị cô lập là những vấn đề phổ biến trong cuộc sống của người làm việc từ xa, đặc biệt là những người hướng ngoại. Các công ty làm việc từ xa thường có nhiều cách để giúp nhân viên kết nối với nhau. Ví dụ, họ có thể thiết lập ra những kênh trò chuyện kết nối những nhân viên ở xa có cùng một sở thích vào một nhóm như hội đọc sách, hội chơi game, hội xàm xí… để nhân viên cùng chia sẻ và tán gẫu với nhau. Như ở công ty chúng ta có Group Thuốc lào là chia sẻ rầm rộ nhất về cách hút thuốc lào sao cho sang và không bị say,…
Ngay cả khi bạn là người hướng nội, không thích giao tiếp xã hội thì cũng hãy thử một vài trải nghiệm tương tác với đồng nghiệp để làm quen với họ. Nếu bạn chưa làm quen được với văn hóa làm việc từ xa, bạn lại càng phải chủ động hơn trong việc nuôi dưỡng các mối quan hệ với đồng nghiệp – vì suy cho cùng, điều đó vẫn giúp ích cho bản thân bạn và công việc nữa.
12. Xuất hiện trong các buổi họp online và được lắng nghe
Chắc chắn khi làm việc ở nhà, sẽ có những lúc bạn tham gia vào các buổi họp online video call, hay thậm chí là những họp/ nói chuyện không cần lịch hẹn từ trước, chủ yếu là để trao đổi và nắm bắt nhanh hơn là ngồi gõ những dòng chữ hoặc email. Nếu được, hãy chuẩn bị sẵn sàng để xuất hiện trước camera laptop của bạn. Quản lý và đồng nghiệp của bạn sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi bạn vẫn đang giữ một thái độ nghiêm túc khi làm việc tại nhà.
Trong các cuộc họp online, bạn cũng cần lên tiếng để mọi người biết được bạn đang hoạt động và có mặt ở đó. Đôi khi chỉ là những câu chào hỏi, cảm ơn, tạm biệt đơn giản sẽ đủ để đồng nghiệp và mọi người nhớ tới bạn. Ví dụ tôi thường hay nói: Anh/ chị có nhìn rõ khuôn mặt xinh đẹp của em không? Anh/ chị có nghe rõ giọng nói “muốn tắt máy” của em không? Bạn nói gì cũng được, miễn là người khác biết có sự hiện diện của bạn.
13. “Gặp mặt” trực tiếp
Nghe thì có vẻ “viễn tưởng” trong những ngày này, nhưng gặp mặt ở đây không có nghĩa là bạn tụ tập với các đồng nghiệp. Gặp mặt có nghĩa là bạn video call với một vài đồng nghiệp và sếp của mình, với mục đích nói chuyện, chia sẻ và kết nối với nhau ngoài giờ làm việc (đừng nhầm lẫn với việc họp nhé). Những buổi chuyện trò này chắc chắn sẽ giúp cả bạn và đồng nghiệp của mình thoải mái hơn, đỡ nhớ nhau hơn và từ đó bớt áp lực hơn về chuyện làm việc tại nhà. Bạn đã sẵn sàng?
14. Nghỉ ốm
Khi bạn ốm, hãy dành thời gian để hồi phục khi bạn cần. Những ngày nghỉ phép thường là nằm trong quyền lợi của bạn. Tuy nhiên, bạn đừng tận dụng việc nghỉ ốm như là một lý do khi bạn không cần đến chúng. Nếu bạn là một freelancer làm việc tự do, không có chính sách nghỉ ốm thì cũng đừng rơi vào cái bẫy cố gắng làm việc mà không để ý sức khỏe. Biết rằng khi bạn nghỉ thì bạn cũng sẽ mất tiền theo, nhưng suy cho cùng, đây là một cuộc chiến đường dài và bạn cần bảo vệ sức khỏe của bản thân hơn bất cứ thứ gì hết. Ngoài ra, làm việc khi không ốm đau thì cũng sẽ năng suất hơn rất nhiều.
15. Tìm kiếm cơ hội được đào tạo
Khi bạn không làm việc trực tiếp tại văn phòng, bạn có thể sẽ bị bở lỡ các khóa đào tạo và phát triển kĩ năng được giảng dạy trực tiếp như khi làm việc tại công ty. Tuy nhiên bạn có thể tham gia online cùng với team của mình và tích cực chia sẻ, trao đổi thông tin nhé!
16. Giao tiếp quá mức cần thiết
Làm việc từ xa đòi hỏi bạn phải giao tiếp nhiều hơn mức bình thường. Bạn có thể cho đồng nghiệp hoặc những người cần liên lạc với bạn về thời gian biểu một ngày của bạn và thời gian nào bạn trống để có thể liên lạc. Vì khoảng cách ở xa nên mọi người sẽ không biết được bạn đang làm gì. Do đó, bạn không nhất thiết phải thông báo quá chi tiết về mọi hoạt động của mình, chỉ cần đảm bảo là bạn vẫn trả lời họ và nếu có việc gấp thì hãy gọi điện thoại để bạn nắm được tình hình.
17. Hãy luôn luôn tích cực
Cá nhân tôi thích những thông điệp ngắn gọn và rõ ràng, nhưng tôi biết rằng khi tôi không trực tiếp giao tiếp với nhiều người thì họ có thể sẽ không biết hoặc không hiểu rõ kiểu diễn đạt của tôi. Do đó, khi làm việc toàn thời gian từ xa, bạn luôn phải tỏ ra tích cực trong mọi lời nói và hành động của mình khi giao tiếp, thậm chí là “tích cực quá mức”. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng thực ra đó là cách để giúp khoảng cách giữa bạn và các đồng nghiệp không bị xa nhau. Hãy tìm kiếm những cách diễn đạt vui vẻ hoặc các sticker/ emoji vui vẻ để biểu lộ cảm xúc của bạn như: trái tym, cười toe toét…Bạn đừng lo người khác sẽ hiểu lầm là bạn đang thả thính nhé, chả ai hiểu lầm bạn trong công việc đâu.
18. Tận dụng lợi thế của bạn
Làm việc từ xa/ở nhà cho phép bạn có một số lợi thế riêng của mình. Ví dụ như tôi có sở thích pha cafe hoặc trà theo các công thức của tôi khi làm việc ở nhà (tất nhiên là không ảnh hưởng đến công việc của mình rồi). Hoặc bạn có thể ngồi nghĩ ra một số ý tưởng cực ngầu cho dự định phát triển công việc. Hãy tận hưởng điều đó như một phần yêu thích công việc của bạn nhé.
19. Không quá khó khăn với chính bản thân mình
Những nhân viên làm việc từ xa thành công và hiệu quả nhất là những nhân viên cực kỳ kỷ luật với chính bản thân mình. Suy cho cùng, để có thể tập trung làm việc một cách hiệu quả như khi đi làm toàn thời gian tại công ty, bạn phải đối xử với nó nghiêm túc khi làm ở nhà vậy. Đôi khi chúng ta lại mất tập trung, nhất là khi làm việc từ xa. Bạn có thể làm việc được khoảng nửa tiếng là lại bắt đầu đi kiểm tra những thứ linh tinh khác. Điều đó thật không tốt chút nào. Tuy nhiên, bạn cần có thời gian để điều chỉnh những thói quen đó. Vì vậy, đừng quá khó khăn với chính bản thân mình trong giai đoạn đầu khi làm việc từ xa nhé.
20. Kết thúc một ngày làm việc của bạn với một thói quen
Giống như việc tạo thói quen để bắt đầu một ngày làm việc vậy, bạn cũng cần tạo ra một thói quen hay một dấu hiệu để kết thúc ngày làm việc của bạn. Nó có thể là báo thức trong điện thoại, hay một cột mốc thời gian bạn định ra để cho biết là bạn đã kết thúc công việc trên công ty. Bạn nên trở lại với cuộc sống hàng ngày của mình như đi nấu bữa tối, âu yếm thú cưng của bạn, tưới cây hay chơi game, gọi điện hoặc nhắn tin hỏi thăm tới những người thân, những người mà bạn quan tâm… hãy kết thúc công việc bằng một thói quen thường xuyên lặp đi lặp lại. Điều đó giúp bạn cân bằng giữa cuộc sống thực và công việc tại nhà.
Hãy cá nhân hóa theo cách của bạn
Trên hết, chúng ta hãy tìm ra những cách để phù hợp và tốt nhất cho bản thân của bạn, vì hoàn cảnh làm việc và tính chất của công việc của mỗi người đều khác nhau. Đôi khi có thể bạn chưa tìm ra được ngay câu trả lời nên bạn có thể hỏi han từ những người đồng nghiệp cùng thuyền với mình (hoặc nhắn cho tôi nhé, bạn đừng ngại), biết đâu họ lại có giải pháp phù hợp với sở thích, tính cách và công việc của bạn. Chúng ta cùng linh hoạt và chủ động trong việc tìm kiếm giải pháp cho mình nhé. Hi vọng bạn đừng sợ cô đơn, cô đơn đôi khi không đáng sợ mà lại khiến chúng ta có thể hiểu bản thân mình hơn, có thể khám phá bản thân mình ở nhiều khía cạnh hơn nhé!
Chúc bạn đạt năng suất và hiệu quả cao trong mùa dịch bệnh khó khăn này!!
Thank you for reading!